Informačná povinnosť podľa zákona č. 18/2018 Z. z. Zákon o ochrane osobných údajov
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES stanovuje povinnosť prevádzkovateľa poskytnúť dotknutej osobe informácie o účele spracovania osobných údajov, na ktorý sú jej osobné údaje určené.
Údaje o prevádzkovateľovi
- Názov prevádzkovateľa: Zariadenie pre seniorov sv. Kataríny Labouré
- IČO: 53199685
- Adresa: Hviezdoslavova 23, 956 18 Bošany
- Štát: Slovenská republika
- Právna forma: rozpočtová organizácia
- Kontaktné údaje: 0911 171 525 , iveta.duchonova@zpsbosany.sk
VYHLÁSENIE O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV (ďalej len „vyhlásenie“), pre účely tohto vyhlásenia sa za zamestnanca považuje osoba, zamestnaná v rozpočtovej organizácii Zariadenie pre seniorov sv. Kataríny Labouré Bošany, vrátane riaditeľa, zamestnancov v pracovnom pomere na plný alebo čiastočný úväzok, osoby pracujúce pre zariadenie na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, dobrovoľníkov. Toto vyhlásenie vysvetľuje, ako budeme používať osobné údaje zamestnanca počas trvania zamestnaneckého pomeru s organizáciou.
1. SPRÁVCA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Správca osobných údajov zamestnanca je prevádzkovateľ, rozpočtová organizácia Zariadenie pre seniorov sv. Kataríny Labouré Bošany, ktorý určuje účel a prostriedky spracovávania osobných údajov.
2. ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľom je zamestnanec dotknutou osobou, t. j. osobou, o ktorej sú spracúvané osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
Osobné údaje zamestnanca spracúva prevádzkovateľ s cieľom zabezpečenia realizácie a plnenia povinností zamestnávateľa, v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom. Osobné údaje zamestnanca spracúvame len na základe právneho základu, ktorý vyplýva z Nariadenia, Zákona o ochrane osobných údajov alebo iných osobitných predpisov.
Ako prevádzkovateľ máme zákonnú povinnosť poskytnúť osobné údaje zamestnanca pri kontrole, na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpis.
Prevádzkovateľ poskytne osobné údaje zamestnanca aj príjemcom, ktorým je sprostredkovateľ:
- IS IVES- ekonomický softvér pre mzdy, účtovníctvo, personalistiku
- IS DODS – zabezpečenie vedenia agendy poskytovateľov sociálnych služieb
- BOZP GOLDDAN, MYPPRO – zabezpečenie činnosti v oblasti prevencie a ochrany zdravia pri práci , zabezpečenie pracovnej zdravotnej služby
Osobné údaje zamestnanca budú uchovávané bezpečne, v súlade s platnou legislatívou a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k týmto osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa.
3. TYPY SPRACOVANÝCH OSOBNÝCH ÚDAJOV
- Osobné kontaktné údaje – meno, adresa, emailová adresa, telefónne číslo;
- Pracovné kontaktné údaje – adresa zamestnávateľa, pracovná emailová adresa, telefónne číslo, miesto výkonu práce;
- Osobné údaje – pohlavie, rodinný stav, dátum narodenia, národnosti, rodné číslo, fotografia;
- Zmluvné údaje – obsah pracovnej zmluvy;
- Informácie o členoch rodiny a rodinných príslušníkoch – kontakt pre prípad núdze, údaje o partneroch a deťoch z dôvodu uplatnenia si daňových zvýhodnení;
- Platobné informácie – číslo bankového účtu, žiadosti o náhradu výdavkov a platieb;
- Informácie týkajúce sa odmeňovania, dôchodkového zabezpečenia a iných výhod– mzda, dohodnuté bonusy, firemné vozidlo; DSS
- Podrobnosti ohľadom odpracovaných hodín, dovolenky a voľna na lekárske vyšetrenie (PN) – pracovný rozvrh, nárok na dovolenku, neprítomnosť z dôvodu návštevy lekára, PN;
- Informácie týkajúce sa vzdelania, odbornej prípravy a kariérneho rozvoja – informácie o predchádzajúcom a odbornom vzdelaní, kurzy, školenia, získané osvedčenia a certifikáty;
- Zverený majetok – informácie o majetku spoločnosti, ktorý bol poskytnutý na používanie, ako napr. firemný telefón
- Údaje o korešpondencii a komunikácii – e-mailová korešpondencia z pracovnej alebo súkromnej e-mailovej adresy, internetové dátové prenosy a IP adresa;
- Digitálne prístupové práva – prístupové práva k rôznym aplikáciám v rámci IT infraštruktúry zamestnávateľa, resp. v rámci infraštruktúry prevádzkovateľa;
- Informácie týkajúce sa bezpečnosti – informácie o tom, či sa nachádza zamestnanec v budove a záznamy IS DODS – dochádzka;
- Údaje pre účely zabezpečenia zdravotnej služby – informácie o posúdení spôsobilosti na výkon práce;
- Údaje potrebné pre účely úrazového poistenia – meno, pracovná pozícia;
Citlivé osobné údaje – údaje o zdravotnom stave – budeme spracovávať len na účely spojené s riadnym výkonom našich povinností a v rozsahu, ktorý umožňujú platné právne predpisy.
4. ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Zamestnávateľ bude spracúvať osobné údaje zamestnanca pre nasledovné účely:
- Personalistika. Vedenie osobných záznamov o všetkých zamestnancoch.
- Manažment. Zabezpečenie obsadzovania pracovných pozícií.
- Vyplácanie mzdy, dôchodku a poskytovanie ďalších výhod. Údaje na spracovanie mzdy, prispievanie na dôchodok a poskytovanie iných výhod.
- Dane a sociálne poistenie. Povinnosti vyplývajúce z daňového zákona a iných predpisov spojených so sociálnym zabezpečením a poistením.
- Zabezpečenie komunikačných a informačných technológií. IT vybavenie a služby pri výkone povinností v zariadení email, telefón.
- Vzdelávania. Podporovanie rastu zamestnancov zabezpečovaním kurzov a školení.
- Vytváranie zdravého a bezpečného pracoviska. Zlepšenie kvality práce zamestnancov a zníženie škodlivých vplyvov.
- Riešenie sporov a vyšetrovanie priestupkov a porušení pracovnej disciplíny. Riešenie zamestnaneckých sporov, sťažností alebo iných právnych sporov a postupov, podozrenie na porušenie pracovnej disciplíny, alebo zo spáchania priestupku.
5. STRANY, KTORÉ MÔŽU MAŤ PRÍSTUP K OSOBNÝM ÚDAJOM ZAMESTNANCA
- osobné údaje zamestnanca môže zamestnávateľ zdieľať s tretími stranami, ktoré konajú v mene zamestnávateľa. V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať tieto osobné údaje iba v súlade s našimi pokynmi, a na základe uzatvorenej zmluvy o sprostredkovaní.
- K osobným údajom majú prístup zamestnanci zariadenia. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na vyššie uvedené účely, a len vtedy, ak je zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
- Ak to vyžaduje zákon alebo rozhodnutie príslušného verejného orgánu alebo súdu, osobné údaje zamestnanca môžeme zdieľať napríklad s dodávateľmi, daňovými úradmi, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo inými verejnými orgánmi.
6. UCHOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Osobné údaje zamestnanca uchovávame na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania ako sú uvedené v tomto vyhlásení. Lehoty uchovávania jednotlivých dokumentov súvisiacich s realizáciou pracovnoprávneho vzťahu sú uvedené v registratúrnom pláne zariadenia, ktorý je k dispozícii u prevádzkovateľa.
Prevádzkovateľ je povinný zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov.
7. PRÁVA ZAMESTANCA PODĽA NARIADENIA A ZÁKONA O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Právo na prístup
Právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o zamestnancovi máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako osobné údaje používame.
Vo väčšine prípadov budú osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nie je požadované inak. Ak bolo o poskytnutie týchto informácií požiadané elektronickými prostriedkami, budú poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na nápravu
Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o zamestnancovi máme k dispozícii. Ak si zamestnanec myslíte, že údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, požiadajte nás, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz
Za určitých okolností má zamestnanec právo nás požiadať o vymazanie osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracovania alebo v prípade, ak zamestnanec odvolá svoj súhlas so spracovaním. Toto právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť žiadosti zamestnanca vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracovania
Za určitých okolností je zamestnanec oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať jeho osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si zamestnanec myslí, že osobné údaje, ktoré máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslí, že už jeho osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov
Za určitých okolností má zamestnanec právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré nám poskytol, na inú tretiu stranu podľa jeho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od zamestnanca získali na základe súhlasu.
Právo namietať
Zamestnanec má právo namietať voči spracovaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch (napríklad osobné údaje spracúvame na účel bezpečnosti siete a infraštruktúry). V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracovanie a zamestnanec podá námietku, nebudeme jeho osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo odvolať súhlas
V prípadoch, kedy osobné údaje zamestnanca spracúvame na základe jeho súhlasu, má právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môže odvolať elektronicky, na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe spracúvali.
8. PRÁVO PODAŤ SŤAŽNOSŤ
Ak chce zamestnanec podať sťažnosť na spôsob, akým sú jeho osobné údaje spracúvané, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu (kontaktné údaje sú uvedené vyššie). Všetky podnety a sťažnosti riadne preveríme.
Ak nie je zamestnanec spokojný s našou odpoveďou, alebo sa domnieva, že jeho osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môže podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, https://dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.
PRÍLOHA č. 1
Zoznam právnych základov, ktoré oprávňujú spoločnosť spracúvať osobné údaje o zamestnancovi.
- zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
- zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
- Oprávnený záujem prevádzkovateľa.